イベントチラシのQRコード活用事例｜年間印刷コスト大幅削減の方法

Before課題

毎月のイベントごとにQRチラシを印刷し直している

After解決

同じQRチラシを年間配布。スケジュール設定で告知ページが自動で切り替わる

イベント会社の現状

イベント業界では、集客のためにチラシやポスターを制作し、QRコードから申込みページや詳細ページに誘導する手法が広く使われています。地域のマルシェやフリーマーケット、音楽フェス、ワークショップなど、定期的に開催されるイベントでは安定した集客がビジネスの生命線です。

オンラインでの告知はSNSやメルマガで対応できますが、地域住民への認知拡大にはやはり紙媒体のチラシが効果的で、特に幅広い年齢層にリーチするには欠かせないツールとなっています。しかし、毎月あるいは毎週のようにイベントを開催する企業では、そのたびにQRコード付きのチラシを新しく印刷し直す必要があり、年間の印刷費用やデザインコストが膨大になるという課題を抱えている方は少なくありません。

特に定期開催型のイベントでは、チラシの内容は開催日時と出演者だけが変わるケースが多く、毎回ゼロからチラシを作り直すことへの非効率感は強まっています。印刷の発注から納品までのリードタイムもあり、急なイベント変更への対応が難しいという声も聞かれます。

こんな場面で活用が考えられます

地域のマルシェ、ワークショップ、音楽イベントなど、月1〜2回の定期イベントを主催する企業では、年間で12〜24回分のチラシを制作・印刷しています。1回あたりのチラシ制作費がデザイン・印刷合わせて3〜5万円とすると、年間で50〜100万円以上の費用になる計算です。

チラシのデザイン自体はイベントのブランドイメージを維持するために大きく変える必要はなく、変わるのは開催日時や出演者・内容の情報のみというケースが多く見られます。協賛店舗や地域施設にチラシを置いてもらう場合、古いチラシの回収と新しいチラシの設置にも手間がかかります。

さらに、天候や出演者の都合による急な日程変更にチラシでは対応できず、情報の食い違いが生じるリスクも常に存在します。こうした状況では、チラシ自体は年間共通のデザインにして、QRコードのリンク先だけを毎月切り替える運用が合理的だと考えられます。

イベント会社でよくあるQR・NFCの課題

毎月の印刷コスト負担
月1回のイベントでも、毎回チラシを新しく印刷すると年間で数十万円の印刷コストが発生します。デザインの修正依頼、校正確認、入稿作業など、印刷にまつわる付帯作業の工数もばかになりません。
小規模なイベント会社にとっては、この固定費が利益を圧迫する大きな要因になっているケースが多く見られます。イベントの収益性を改善するには、まず印刷関連の固定費を見直すことが重要です。
印刷のリードタイムを考慮すると、イベントの1ヶ月以上前からチラシの準備を始める必要があり、企画段階から印刷コストを意識した運営が求められます。
イベント変更時の対応遅れ
出演者の変更や天候による日程変更が発生した場合、すでに配布済みのチラシに印刷されたQRコードは古い情報のページに飛んでしまいます。チラシを刷り直す時間はなく、SNSでの告知だけでは全員に周知できないという問題があります。
特に高齢層のお客様はチラシからの情報に依存する割合が高いため、情報の不一致は混乱を招きかねません。屋外イベントでは特に天候による変更が頻繁に起こり得るため、柔軟な情報更新手段が不可欠です。
当日になって会場が変更になるケースもあり、事前に配布したチラシでは対応しきれない場面が出てきます。
チラシ在庫の管理問題
イベントごとにチラシが異なるため、複数イベントのチラシ在庫を分けて管理する必要があります。古いイベントのチラシが紛れ込んで配布されてしまうと、終了済みイベントのページが表示されてお客様の信頼を損ねるリスクがあります。
在庫管理の手間と廃棄コストも無視できません。ボランティアスタッフや協力店舗に配布を委託している場合、古いチラシと新しいチラシの取り違えが起きやすくなります。
在庫場所の確保も課題で、大量のチラシを種類ごとに分けて保管するスペースが必要になり、事務所の有効活用を妨げることもあります。

Pivolinkの「スケジュール切替」機能での解決方法

1
スケジュール切替で自動告知
Pivolinkのスケジュール切替機能を活用することで、年間のイベントスケジュールに合わせてQRコードのリンク先を自動で切り替えることが可能になります。たとえば4月のイベント告知ページは3月15日〜4月末まで、5月のイベント告知ページは5月1日から、というように事前にスケジュールを設定しておけば、チラシのQRコードをスキャンした時点で常に次回のイベント情報が表示されます。
手動での切り替え作業が不要になり、告知の自動化が実現できます。イベント開催日の翌日には自動的に次回の告知に切り替わるため、過去イベントの情報が表示され続ける心配もありません。
複数イベントを並行して運営している場合でも、それぞれのQRに個別のスケジュールを設定できるため、混乱なく管理できます。
2
年間共通チラシで印刷コスト削減
チラシのデザインを「毎月開催！○○マルシェ」のような年間共通のものにし、PivolinkのQRコードを掲載します。個別イベントの詳細はQRコードのリンク先ページに掲載するため、チラシ自体は年に1回印刷するだけで済みます。
年間分をまとめて大量印刷することでスケールメリットも得られ、印刷コストを従来の10分の1以下に抑えることも期待できます。デザイン費も年1回だけの負担で済むため、大幅なコスト削減が可能です。
チラシのクオリティにこだわる余裕も生まれ、より魅力的なデザインで集客力を高めることもできます。用紙や加工にコストを回して高品質なチラシに仕上げれば、受け取った方の保存率がさらに向上し、長期的な集客効果が高まります。
3
急な変更にも即対応
イベントの日程変更や出演者の変更があった場合、Pivolinkの管理画面からリンク先のページを即座に更新できます。配布済みのチラシに印刷されたQRコードのリンク先がリアルタイムで切り替わるため、お客様が古い情報にアクセスするリスクを大幅に低減できます。
天候不良による中止のお知らせや代替日程の案内も、管理画面からの操作だけで全チラシに反映させることが可能です。スマートフォンからでも操作できるため、現場からでも即座にリンク先を切り替えられる機動力があります。
「チラシに書いてある情報と違う」というお客様からのクレームを未然に防ぎ、信頼性の高いイベント運営をサポートします。

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期待できる成果

年間印刷コストの大幅削減
毎月の印刷を年1回の一括印刷に切り替えることで、印刷コストを年間で大幅に削減できる見込みです。デザイン制作費、校正費、入稿作業の工数もほぼゼロになります。
削減したコストをイベントの内容充実やプロモーション強化に充てることで、集客力の向上にもつなげられると期待できます。印刷発注や校正確認に費やしていた時間を企画立案に振り向けられるため、イベントの質そのものの向上も見込めます。
大量一括印刷による単価低減効果も加わり、チラシ1枚あたりのコストパフォーマンスが飛躍的に改善します。
情報の鮮度維持と信頼性向上
QRコードから常に最新のイベント情報にアクセスできるため、古い情報によるお客様の混乱を防止できます。「このチラシのQRを読めば、いつでも次のイベント情報がわかる」という認知が広まれば、チラシ自体の保存率が上がり、リピーターの獲得につながることが期待できます。
一度配布したチラシが長期間にわたって集客媒体として機能し続ける点は、従来の使い捨てチラシとは根本的に異なるメリットです。口コミで「あのチラシのQR読んでみて」と友人に勧めてもらえるようになれば、自然な拡散効果も生まれます。
チラシ在庫管理の簡素化
チラシが年間共通の1種類になるため、複数イベントのチラシ在庫を分けて管理する必要がなくなります。古いチラシが誤って配布されるリスクもゼロになり、在庫管理の手間と廃棄コストが解消されます。
常に同じチラシを配ればよいため、配布スタッフやボランティアへの指示も「このチラシを配ってください」の一言で済み、オペレーションが格段に簡素化できます。協力店舗に常設でチラシを置いてもらう際も、差し替えの手間が一切なくなるため、設置先との関係もスムーズになります。

イベント会社での実践Tips

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チラシデザインは汎用性を重視
年間共通チラシのデザインは、特定の季節やイベント内容に依存しない汎用的なデザインにするのがポイントです。ブランドロゴ、開催場所、「詳細はQRから」の案内を中心に構成し、具体的な日時や内容はQRのリンク先ページに任せます。
チラシ自体は「このQRをスキャンすれば最新情報がわかる」と伝える役割に特化させるのがおすすめです。過去イベントの雰囲気が伝わる写真を数点載せておくと、初めてチラシを見る方にもイベントの魅力を訴求できます。
2
イベント終了後はアーカイブへ誘導
イベント終了から次回告知開始までの間は、QRのリンク先を過去イベントのレポートページや写真ギャラリーに設定しておくと効果的です。「前回はこんなに盛り上がりました」という情報を見せることで、次回イベントへの期待感を高められます。
リンク先が空白の期間を作らないことで、いつスキャンされても価値のある情報を提供できます。メルマガ登録フォームやSNSフォローの導線を設置しておけば、次回開催時の告知チャネルとしても活用でき、集客基盤の強化につながります。
3
スケジュールは四半期ごとに設定
スケジュール切替の設定は、3ヶ月分をまとめて行うのがおすすめです。年間分を一度に設定してもよいですが、イベント内容が確定するタイミングを考慮すると四半期ごとの設定が現実的です。
設定後はプレビュー機能で各期間のリンク先を確認し、切り替え日時に間違いがないかをチェックしておくと安心です。定期的な設定確認を担当者のルーチンワークに組み込んでおくことで、切り替え漏れを確実に防ぐことができます。